1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Deze Quick Scan en de bijhorende diensten (Zenpertise) worden aangeboden door DanYuZen (Danny Currinckx), Tervantstraat 257, 3583 Paal, België. Voor alle vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens kan u terecht op info@danyuzen.com.
2. Welke gegevens verzamelen we, en waarom?
We verzamelen enkel de gegevens die nodig zijn om de Quick Scan en de eraan gekoppelde diensten te laten werken. Zenpertise vraagt standaard geen patiëntendossiers, gezondheidsgegevens, individuele patiëntgegevens of individuele medewerkersbeoordelingen op — de scan werkt uitsluitend met geaggregeerde, zelf opgegeven cijfers over uw praktijk als geheel:
- Antwoorden op de scanvragen — praktijkgegevens over uw eigen werking (bv. aantal patiënten/cliënten per week, wachttijd, no-shows, betaalgedrag, teamtevredenheid als gemiddelde). Dit zijn geen persoonsgegevens van u of van uw patiënten, maar bedrijfsgegevens over uw praktijk.
- Praktijkprofiel (optioneel, bij het kiezen van een vervolgpad) — aanvullende bedrijfsgegevens zoals aantal therapeuten/VTE, aantal locaties, conventiestatus, gerealiseerde omzet en behandelvolume over een gekozen periode, en beschikbare behandelslots. Ook dit zijn geaggregeerde praktijkcijfers, geen patiënt- of medewerkerniveau-data.
- Naam, e-mailadres en (optioneel) GSM-nummer — enkel gevraagd nadat u een vervolgpad kiest (consult of digitaal rapport), om u het scanrapport te bezorgen en, indien u dat aangeeft, telefonisch contact op te nemen.
- Optioneel geüpload financieel bestand (jaarrekening/boekhoud-Excel van uw praktijk) — enkel als u zelf kiest om dit te uploaden voor een preciezere analyse. Dit bestand wordt automatisch ingelezen door een AI-systeem en niet permanent bewaard — het wordt onmiddellijk na verwerking van de server verwijderd. Vraag hierbij uitdrukkelijk: lever nooit patiëntendossiers, medische gegevens of andere persoonsgegevens van patiënten/cliënten aan.
- Vragen die u stelt aan de AI-Q&A-assistent — indien u deze functie gebruikt, wordt uw vraag samen met uw scanresultaat verwerkt om een antwoord te genereren. Om u via de meegestuurde link later te laten terugkeren naar dezelfde AI-Q&A-sessie, bewaren we een toegangstoken gekoppeld aan uw e-mailadres en scanresultaat. Ook hier vragen we uitdrukkelijk om geen patiëntgegevens, medische dossiers of andere gevoelige persoonsgegevens in te voeren.
- Betaalgegevens — bij aankoop van het volledige rapport (€25) verloopt de betaling via onze betaalprovider Mollie. Wij zien en bewaren zelf geen creditcard- of bankgegevens.
- Scanscores gekoppeld aan uw e-mailadres — om u een trend te kunnen tonen ten opzichte van uw vorige scan en om u op dag 30, 60 en 90 na uw scan een opvolgherinnering te sturen, bewaren we uw scanscores (per BSC-domein) samen met uw e-mailadres. Dit gebeurt enkel als u een scan met contactgegevens afrondt.
- Gebruik van een gratis testcode (pilotfase) — start u de Quick Scan met een pilot-testcode, dan registreren we welke code gebruikt is, samen met uw naam, e-mailadres en sector, om misbruik (bv. hergebruik boven het toegestane aantal) te voorkomen.
- Feedback over de tool zelf (optioneel) — als u na gebruik feedback geeft over de Quick Scan (gebruiksvriendelijkheid, duidelijkheid, prijs-waarde e.d.), verwerken we die antwoorden en, indien u die zelf invult, uw naam/e-mailadres om uw feedback op te volgen.
3. Rechtsgrond
We verwerken uw naam, e-mailadres en (optioneel) GSM-nummer op basis van uw uitdrukkelijke toestemming, die u geeft door het toestemmingsvakje aan te vinken voor u deze gegevens verstuurt. U kan deze toestemming op elk moment intrekken door ons te contacteren.
4. Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Zenpertise bewaart een beperkte set gegevens in een beveiligde database (MongoDB Atlas, gehost in de EU) op onze hostingomgeving (Render). We bewaren nooit langer dan nodig voor het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn (opslagbeperking, art. 5.1.e AVG). Concreet, per gegevenstype:
- Naam, e-mailadres, GSM-nummer en scanresultaat worden gebruikt om uw rapport (PDF) te genereren en per e-mail te versturen — naar uzelf en, voor onze eigen opvolging, naar info@danyuzen.com. Om u nadien een automatische herscanherinnering te kunnen sturen, houden we deze gegevens daarnaast tijdelijk bij in onze database; zodra de herinnering verstuurd is (uiterlijk 8 weken na uw scan) wordt dat record verwijderd.
- Een geüpload financieel bestand wordt onmiddellijk na verwerking automatisch van de server verwijderd — dit wordt nooit in de database opgeslagen.
- Uw scanscores (gekoppeld aan e-mailadres, voor trendvergelijking en de opvolgherinneringen op dag 30/60/90) worden bewaard in de database. We bewaren maximaal de 5 meest recente scans per e-mailadres — oudere scans worden automatisch verwijderd. De 30/60/90-dagen-opvolging stopt automatisch na dag 90 en het bijhorende record wordt dan verwijderd.
- Praktijkprofielgegevens worden op dezelfde manier behandeld als uw scanresultaat: bewaard in de database om uw rapport te genereren en, voor trendvergelijking, gekoppeld aan uw e-mailadres.
- AI-Q&A-toegangstoken (indien u deze functie activeert): bewaard zolang uw toegang geldig is (maximaal 8 weken). U kan op elk moment vragen dit eerder te laten verwijderen.
- Registratie van testcode-gebruik (enkel tijdens de pilotfase): bewaard voor de duur van de pilot, om misbruik van testcodes te kunnen vaststellen en voorkomen.
- De e-mails zelf (met uw rapport en contactgegevens) blijven uiteraard in ons mailsysteem staan zoals elke zakelijke e-mail, tot u vraagt deze te verwijderen of tot onze normale bewaartermijn voor administratie/facturatie verstrijkt.
- Feedback over de tool wordt bewaard om de dienst te verbeteren en wordt niet gekoppeld aan uw scanresultaten, tenzij u dat zelf aangeeft.
Wilt u dat we een van bovenstaande gegevens eerder verwijderen dan hierboven beschreven? Mail naar info@danyuzen.com — zie ook punt 7, "Uw rechten".
5. Wie heeft toegang tot uw gegevens?
We verkopen of delen uw gegevens nooit met derden voor commerciële doeleinden. We maken wel gebruik van een beperkt aantal verwerkers die ons helpen de dienst te leveren:
- Anthropic (AI-model) — verwerkt uw scanantwoorden en eventuele AI-Q&A-vragen om de analyse en het rapport op te stellen.
- Resend (e-maildienst) — verstuurt het rapport en de bevestigingsmails.
- Mollie (betaalprovider) — verwerkt de betaling van het volledige rapport.
- MongoDB Atlas (databasehosting, EU-regio) — bewaart de gegevens beschreven in punt 4 (leads, scanscores, toegangstokens, opvolgstatus, testcode-registraties).
- Render (hosting van onze applicatie) — draait de Zenpertise-toepassing die uw gegevens verwerkt.
Elk van deze partijen verwerkt gegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens hun eigen (GDPR-conforme) privacybeleid, met een verwerkersovereenkomst die van toepassing is via de gebruiksvoorwaarden van de betreffende dienst.
6. Cookies en tracking
De Quick Scan-tool zelf plaatst geen cookies en bevat geen tracking- of analytics-scripts.
7. Uw rechten
U heeft steeds recht op inzage, correctie, verwijdering en bezwaar met betrekking tot uw persoonsgegevens, en het recht om uw toestemming in te trekken. U oefent deze rechten uit door te mailen naar info@danyuzen.com. Bent u niet tevreden met hoe we uw vraag behandelen, dan kan u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
8. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening wijzigt. De datum bovenaan geeft de laatste update aan.